معايير اختيار افضل برنامج محاسبة لنشاطك التجارى


كيف ﺗﻀﺒﻂ ﺣﺴﺎﺑﺎﺕ ﺷﺮﻛﺘﻚ تتجنب ﻣﺸﺎﻛﻞ ﺑﺮﺍﻣﺞ ﺍﻟﻤﺤﺎﺳﺒﺔ ﺑﺎﻟﺴﻮﻕ


كان من المعتاد أن يكون الاحتفاظ بالدفاتر للأعمال التجارية عملية قائمة على الورق بالمعنى الحرفي، والتي كانت تتضمن دفتر أستاذ ، والكثير من الأعمدة ، وقلم رصاص لتسجيل البيانات المالية الأساسية الخاصة بالعمل التجاري. في العصر الرقمي، يمكن حتى لأصغر الشركات الاستفادة من مجموعة واسعة من منتجات برامج المحاسبة التجارية الصغيرة في السوق. لا يمكن أن تساعدك برامج المحاسبة على الحد من الأخطاء البشرية في الحسابات الخاصة بك فحسب، بل يمكنها مساعدتك في الحصول على معلومات ثاقبة عن عملك لا يمكنك رؤيتها في شكل ورقي، مثل احتساب توقعات المبيعات للربع التالي من السنة، وتحديد العناصر التي يوجد بها فائض مخزون ، وتحديد خدماتك الأقل ربحية.

ستعرض الصفحات التالية بالتفصيل أنواع البرامج المالية الموجودة حاليًا وما تحتاج إلى معرفته عن عملك قبل النظر في برامج المحاسبة، وفي النهاية كيفية تحديد برنامج محاسبة الأعمال الأفضل لنشاطك التجاري



.

أنواع المنتجات المحاسبية المتاحة

ظل نطاق منتجات البرمجيات المحاسبية المتاحة للشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم ينمو باطراد. في الوقت الحالي ، هناك عدد قليل من الفئات العامة للاختيار من بينها: رواتب الأعمال الصغيرة والمجموعات المحاسبية ، والمزيد من برامج إدارة الأعمال ذات الخدمات الكاملة ، والتطبيقات التي تتم استضافتها على الإنترنت ، والبرامج المجانية. وفيما يلي سنتعرض لكل فئة وبعض المنتجات الشائعة المتوفرة للشركات الصغيرة إلى متوسطة الحجم:

برنامج حساب مسيرات الرواتب للأعمال الصغيرة

رواتب الأعمال الصغيرة والمحاسبة. هناك العديد من برامج المحاسبة الأكثر مبيعًا والمتاحة بكثرة للشراء من المحلات أو عبر الويب، والتي تلبي معظم احتياجات الشركات الصغيرة من خلال توفير أدوات المحاسبة والتقارير التي تحتاج إليها لاستخدام بياناتك المالية. وتشمل هذه المنتجات سلسلة Quick Books الأكثر مبيعاً من Intuit، والتي تتوفر في مجموعة متنوعة من الإصدارات المتدرجة والتي توجد لها إضافات، مثل آلة حاسبة التدفق النقدي. ومن بين المنتجات الأخرى المشهورة برنامج "Drag-and-drop" الذي يسهل تعلمه ، وهو "Simply Accounting" من "Sage Software" ، والذي يوفر لك رخصة متعددة المستخدمين قد تصل إلى 20 مستخدم. كما أن سيج تقدم Peachtree Complete Accounting Software ، التي تأتي في عروض متدرجة تخدم من 1 إلى 40 مستخدمًا ولديها وحدات مستهدفة لأعمال الإنشاء والتوزيع والتصنيع. وتشمل الخيارات الشائعة الأخرى Cougar Mountain Software و MYOB Accounting.

برامج إدارة الأعمال

برامج إدارة الأعمال التجارية. هذه برامج المحاسبة ذات الأسعار الأعلى وتحتوي على إمكانيات أكبر، والتي قد تتضمن أيضًا وظائف مالية أخرى تحتاج إلى تتبعها في عملك، مثل نقطة البيع، ومراقبة المخزون، وإدارة علاقات العملاء (CRM)، والفوترة، والشراء، وحتى موارد المؤسسة الإدارة (ERP). تتضمن بعض البرامج الشائعة في هذه الفئة برنامج إدارة الأعمال من شركة إيفرست ، الذي يدمج جميع عمليات الأعمال في برنامج واحد ، و NetSuite - هذا الأخير يفتخر بأنه "كل ما تحتاج إليه في حل واحد قوي".

تطبيقات محاسبية مستضافة على الويب 
Cloud Accounting

وقد برز جيل جديد من تطبيقات الإدارة المالية عبر الإنترنت في السنوات القليلة الماضية، وقد واكب ذلك الثقة المتزايدة بأن الشركات تتطور في الويب كبيئة عمل آمنة. والآن بعد أن أصبح رجال الأعمال مرتاحين بالفعل مع نموذج "Software in the cloud" والمزايا العديدة التي يوفرونها ، فإنهم في أعداد متزايدة يبدأون في النظر إلى ما هو أبعد من البريد الإلكتروني أو إنتاجية المكاتب إلى تطبيقات أكثر تطوراً وحساسية مثل البيانات المالية. أطلقت شركة Intuit، وهي شركة ذات وزن ثقيل في مجال المحاسبة التجارية الصغيرة ، بديلاً على الإنترنت يسمى Quickbooks Online. كما أن Peachtree قد أظهرت لأول مرة إصدارًا متميزًا عبر الإنترنت. يقدم بعض البائعين حزم محاسبة عبر الإنترنت فقط، بما في ذلك Clarity Accounting و Less Accounting و NetBooks و NetSuite ، التي تحتوي على حزمة إدارة أعمال أكثر شمولاً عبر الإنترنت.


برامج محاسبية مجانية

قد ترتاب الشركات الصغيرة الحجم في البرامج المجانية فيما يتعلق بالتعامل مع البيانات المالية للنشاط التجاري وذلك خوفا من وجود قرصنة أو تسريبات للبيانات المالية التي يتم ادخالها في البرنامج. لكن إصدارًا مجانيًا من برنامج موثوق مثل QuickBooks يتيح لك إنشاء فواتير، وطباعة الشيكات، والتعامل مع كشوف المرتبات، وإدارة ما يصل إلى 20 حسابًا للعملاء. هناك الكثير من أدوات مسك الدفاتر المجانية في السوق، لكن QuickBooks هو الخيار الأفضل للشركات النامية ، لأنه من السهل أن تصعد إلى النسخة المدفوعة ، والتي تتيح للمستخدمين تتبع أكثر من 10,000 عميل.

كيفية اختيار برامج المحاسبة التجارية:

فهم احتياجاتك المحاسبية هي الخطوة الأولى التي تحتاج إلى اتخاذها في اختيار برامج المحاسبة المناسبة لنشاطك التجاري هي إجراء تحليل جيد للاحتياجات، والذي سيقوم بمعالججة كل من الاحتياجات الإدارية والمالية. إذا كنت تواجه نموًا غير متوقع يفرض ترقية للبرنامج، فإن التخطيط في هذه المرحلة سيساعد على تجنب تغيير البرامج في وقت مبكر جدًا.

ما تحتاج إلى معرفته عن عملك

إن أهم ما تحتاج إليه قبل اتخاذ قرار بشأن برنامج المحاسبة هي أن يكون لديك خلفية معرفية بالأمور المالية.

وهناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها لرجال الأعمال أو أصحاب الأعمال الصغيرة أن يصبحوا بارعين في فهم البيانات التي يحتاجون إلى أعمالهم للحفاظ عليها (من أجل اتخاذ قرارات تجارية أفضل) وما هي التقارير التي يحتاجون إليها (مثل احتساب قيمة الضرائب). يمكنك قراءة الكتب، أو يمكنك أخذ دروس، كما يمكنك إجراء البحث على الإنترنت.

هناك اعتبار آخر هو طبيعة النشاط الذي تمارسه، فهناك بعض الأنشطة ذات الطبيعة المتخصصة. إذا كان النشاط الذي تمارسه هو مصنعا مثلاً، فقد تحتاج إلى فهم المخزون والتعامل مع قطع الغيار والعمالة، وإذا كنت تاجر تجزئة، فقد تحتاج أيضًا إلى فهم المخزون الخاص بك من خلال برنامج نقاط البيع، وتحتاج عيادة الطبيب إلى برامج متخصصة لفاتورة شركات التأمين.

التحدث إلى المحاسب الخاص بك والموظفين

إذا كان لديك محاسب، أو مستشار خارجي أو محاسب داخلي، سيكون من الحكمة استشارة ذلك الخبير قبل أن تبدأ في استخدام برنامج المحاسبة، فقد يتمكن المحاسب الخاص بك من التوصية ببرنامج يعمل مع البرامج التي لديهم.

إن قسم تكنولوجيا المعلومات الخاص بك لا يقل أهمية عن المحاسب الخاص بك. أنت أيضا بحاجة إلى فهم وضع الأجهزة الخاصة بك. تستخدم برامج محاسبة الأعمال قواعد بيانات كبيرة الحجم، تتكون عادةً من العديد من جداول البيانات المختلفة التي تعمل جميعها معًا ، لذا يمكنك إلقاء نظرة جيدة على مساحة القرص. مع نمو بيانات المحاسبة الخاصة بك، والتي يتم تحديثها بسرعة، كلما زادت المساحة التي تحتاجها. هذا هو العنصر الأكثر أهمية للمراجعة ، ولكن ليس العنصر الوحيد. ستحتاج إلى تقييم عمر نظامك ، بالإضافة إلى إجراءات النسخ الاحتياطي ووسائط التخزين.

اعرف حدود ميزانيتك

أحد الاعتبارات الرئيسية هو ميزانيتك. إن البرامج الجاهزة ، مثل Quick Books و Peachtree و MYOB ، جميعها معقولة التكلفة. ومع ذلك ، عندما تبدأ بالتركيز على برامج المحاسبة الخاصة بالصناعة، والتي يشار إليها أيضًا بالبرامج العمودية وهنا تزداد التكاليف كثيرا.


التواصل مع الشركات الأخرى ومستشاري البرامج

تعرف على ما يستخدمه الآخرون في مجالك. حسنًا ، ربما ليس كل شخص آخر ، ولكن على الأقل عدد قليل من منافسيك. تعتبر اجتماعات اتحاد الأعمال مكانًا رائعًا للدردشة حول هذا الموضوع ، ويمكنك أيضًا سؤال المحاسب الخاص بك ، حيث يجب أن يكون لديك عميل آخر على الأقل في مجال عملك.هناك أيضًا مستشارون و / أو خدمات تساعدك على تضييق خياراتك للحصول على أفضل برامج المحاسبة المالية لنشاطك التجاري.

الآن وقد حصلت على الكثير من المدخلات ، فقد حان الوقت للجلوس وتوثيق ما تريد أن تقوم به برامج محاسبة الأعمال نيابة عنك. بالطبع لن تجد برنامج محاسبة أعمال يفي بكل عنصر في قائمتك ، لذلك عليك أن تقرر أي برنامج يمكنك العيش بدونه.

 

من المهم الموازنة بين المعلومات التي تلقيتها من كل شخص تحدثت إليه مع بعض المعلومات الواقعية والمشاهدات الموضوعية. مواقع الويب الخاصة ببائعي البرامج ، مثل QuickBooks.com أو Cougarmtn.com ، ستتضمن قوائم مفصلة بالميزات والوظائف ، ويمكن العثور على مراجعات موضوعية في مواقع موثوق بها مثل Inc.com.

يمكن استخدام بعض برامج محاسبة الأعمال على أساس تجريبي ، مما يمنحك خلفية عن الواجهة والوظائف، بعضها عبارة عن برامج كاملة تسمح إما بعدد محدود من الاستخدامات أو عدد محدود من أيام الاستخدام. تقدم البرامج الأخرى وظائف محدودة في إصداراتها التجريبية. في كلتا الحالتين، من الرائع أن تتمكن من تجربة ما قبل الشراء.


تعتمد هذه المرحلة عليك، فبعد أن تحدثت مع العديد من الأشخاص، داخل مؤسستك وخارجها، وكنت قد قرأت أدبيات البائعين ومراجعات الجهات الخارجية، وبعد استخدام عدد قليل من البرامج ، أو على الأقل قمت بجولة في الشاشات. إذن ما هو العامل الحاسم؟ الأمر متروك لك. حدد أولوياتك في تحليل الاحتياجات وتأكد من أن البرنامج الذي تختاره يلبي معظم الميزات المهمة لك، إن لم يكن كلها. لا يوجد "أفضل" مجموعة من برامج محاسبة الأعمال ، ولكن هناك أفضل ما يمكن عمله لعملك.

وتقوم شركة ابتكار لتقنية المعلومات بتقديم برامجها المحاسبية التي تغطي أغلب النشاطات التجارية وتلبي احتياجات مختلف أصحاب الأعمال حتى لا تكون مضطراً للبحث كثيرً في المواقع عن البرنامج الذي يناسب نشاطك.

يكفي أن تتواصل معنا على الأرقام المذكورة في الأسفل لمزيد من المعلومات عن برامجنا المحاسبية المتنوعة

نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح   تحديث
خطأ: برجاء إعادة المحاولة